Lors d'evenements de grande envergure avec 50 participants ou plus, la collecte de photos devient un defi majeur. Echanger ses coordonnees avec tout le monde est irrealiste, et le taux de reponse a un « veuillez envoyer vos photos par e-mail » est generalement faible.
Pourquoi la collecte de photos en grand groupe est difficile
- On ne dispose souvent pas des coordonnees de tous les participants
- Les groupes de messagerie avec trop de membres generent des notifications genantes
- L'envoi de photos par e-mail est limite par la taille des fichiers
- « Quelqu'un d'autre le fera » - et finalement personne n'envoie de photos
- Quand toutes les photos arrivent a l'organisateur, le tri devient impossible
Strategie de distribution du code QR
Pour collecter efficacement les photos lors de grands evenements, il est essentiel de maximiser le « nombre de fois ou le code QR est vu ».
Emplacements strategiques
- Accueil : Distribuer des cartes-flyers a l'entree (atteint tout le monde a coup sur)
- A chaque table : Afficher en format A5
- A cote de la scene : Visible pendant les pauses du programme
- Entree des toilettes : Le temps d'attente pour scanner
- Sortie : En rappel au moment de partir
Conseils pour augmenter le taux de participation
Le simple affichage de codes QR ne suffit pas pour des evenements de 50+ personnes. Interpellez les invites aux moments suivants :
- Discours d'ouverture : « Veuillez telecharger vos photos d'aujourd'hui ici » - annoncer des le debut
- Avant et apres le toast : « Pourquoi ne pas telecharger la photo du toast maintenant ? »
- Entre les moments du programme : « N'hesitez pas a telecharger vos photos jusqu'ici »
- Avant la cloture : « N'oubliez pas de telecharger vos photos avant de partir »
Les Recompenses de Partage de PicTomo
Pour les evenements de 50+ participants, les Recompenses de Partage de PicTomo sont extremement utiles. A mesure que les participants rejoignent, la capacite s'etend automatiquement (jusqu'a 68 jours/250 photos gratuitement). Si vous avez besoin de plus, vous pouvez augmenter avec une option payante. Si necessaire, vous pouvez aussi creer plusieurs albums et les separer par « scene » et « tables ».
Suivi apres l'evenement
Lors de grands evenements, beaucoup de participants oublient de telecharger le jour meme. Envoyez un rappel le lendemain par e-mail ou message de groupe : « Ceux qui n'ont pas encore envoye de photos peuvent le faire ici » - ainsi, davantage de photos seront collectees.
Conclusion
La cle pour reussir la collecte de photos lors de grands evenements reside dans la « visibilite du code QR » et le « bon moment pour interpeller ». Avec PicTomo, utilisable par tous les participants sans application et sans inscription, meme les invites peu a l'aise avec la technologie sont bien servis. Avec une bonne preparation et des rappels le jour J, il est possible de collecter de nombreuses photos meme lors d'evenements de grande envergure.